Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

↑

▷ Содержание

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 65Следующая ⇒

▷ Похожие статьи

Поступившие в бухгалтерию внутренние и внешние первичные документы подвергаются проверке и бухгалтерской обработке для подготовки их к записям в учетные регистры (рис. 3).

На предприятиях документы проходят несколько этапов:

1. приемка документов к учету;

2. проверка документов;

3. обработка документов в бухгалтерии;

4. сдача документов в архив.

Если при проверки в документе были

обнаружены ошибки, он возвращается

на доработку исполнителю Если проверка документа

прошла успешно

Приемка от исполнителей

Проверка

Бухгалтерская обработка

Передача документов в архив

1. По существу

2. По форме

Группировка

Таксировка

Контировка

3. Арифметическая (включая таксировку)

Рис. 3. Этапы приемки, проверки и бухгалтерской обработки документов в последовательности их осуществления

I. Приемка документов. Составляют документы ответственные лица в определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота. После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов необходимо обратить внимание на правильность оформления документов, их соответствие установленным требованиям.

II. Проверка документов (рис. 4).Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами.

Рис. 4. Проверка правильности документов

Проверка проводится по трем направлениям:

Формальная — проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет полноту и правильность оформления документа, заполнение реквизитов.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Например: при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.

Арифметическая — проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

В случае обнаружения подделки каких-либо реквизитов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов главный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя организации.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

ü по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

ü по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

ü по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

III. Обработка документов в бухгалтерии. Обработка заключается в определении корреспондирующих счетов по каждому документу. В необходимых случаях однородные документы группируют, после чего делают запись на счетах.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

Группировка — это объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период.

Например: кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.

Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.

В настоящее время корреспондирующие счета по хозяйственным операциям проставляют в основном на бланках первичных документов, которые имеют для этих целей специальные графы. Для сокращения учетных записей корреспондирующие счета могут проставляться и в сводных регистрах (ведомостях). От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получении достоверной информации о хозяйственной деятельности организации. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по счетам в учетных регистрах.

При использовании в учете вычислительных машин существенно изменяется обработка документов, как правило, вся работа выполняется автоматически. Но проверка и приемка документов не теряет своей актуальности.

IV. Сдача документов в архив. Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов.

Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:

ü индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей – присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;

ü наименование дела (заголовок);

ü количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);

ü срок хранения и номер папки по перечню;

ü примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

Существует определенный порядок подготовки документов к архивированию. Так, например, кассовые документы, банковские выписки с дополнениями, авансовые отчеты должны переплетаться. Менее важные бумаги (вроде сменных рапортов, нарядов на работу, путевых листов) можно просто подшивать в папки.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. Если есть возможность, то документы хранятся в специально отведенной комнате, если нет, то в помещении бухгалтерии, но в отдельных шкафах.

В дальнейшем подлинники на руки не выдаются, хотя это и можно сделать по особому разрешению главбуха. Обычно ограничиваются предоставлением заверенных копий. Исключение составляют налоговые инспекторы, оформляющие изъятие для проверки.

По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив.

Основные требования, предъявляемые к организации архива:

1. Обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.

2. Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно.

3. Подлинники должны быть отделены от копий.

4. Годовые сметы и отчеты должны быть отделены от квартальных и месячных.

5. В дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа.

6. В дело группируют документы одного периода.

7. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяют к документам, к которым они относятся.

Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.

Познавательные статьи:



Как правильно слушать собеседника

Типичные ошибки при выполнении бросков в баскетболе

Принятие христианства на Руси и его значение

Средства массовой информации США